Gemeente Wassenaar - Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Wassenaar
Reg.nr Z-18478/2626 WS
De gemeenteraad van Wassenaar;
 
gehoord het advies van de raadswerkgroep ‘Huishouding van de raad’;
 
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
besluit:
 
vast te stellen de volgende
Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Wassenaar:
Artikel 1 Ambtelijke bijstand
  • 1.
    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om ambtelijke bijstand voor:
    • a.
      feitelijke informatie van geringe omvang;
    • b.
      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn of
    • c.
      bijstand bij voorstellen, amendementen, moties of andere instrumenten
    • d.
      schriftelijk of mondeling advies.
  • 2.
    De griffier kan de secretaris verzoeken de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.
  • 3.
    De burgemeester en het college maken de invulling van verzoeken om ambtelijke bijstand mogelijk door gebruikmaking van de ambtelijke ondersteuning van het bij de Gemeenschappelijk Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde opgerichte openbaar lichaam, genaamd Werkorganisatie Duivenvoorde.
Artikel 2
  • 1.
    Ambtelijke bijstand wordt door de secretaris verleend, tenzij:
    • a.
      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of
    • b.
      dit het belang van de gemeente kan schaden.
  • 2.
    De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
  • 3.
    Indien de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd door de secretaris deelt hij dit gemotiveerd mee aan de griffier en het raadslid.
  • 4.
    De secretaris deelt aan het college mee dat een verzoek om ambtelijke bijstand aan de werkorganisatie is gedaan.
  • 5.
    Indien de secretaris gemotiveerd aan de griffier meedeelt dat het verzoek om bijstand veel ambtelijke inzet vraagt en dat niet tijdig kan worden ingepast in de planning van de Werkorganisatie, treedt de griffier hierover in overleg met het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
  • 6.
    Indien het verzoek om bijstand door de secretaris op grond van het eerste lid wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk gemotiveerd over het verzoek.
Artikel 3
  • 1.
    Indien een raadslid niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand door de werkorganisatie, kan hiervan mededeling worden gedaan aan de griffier en de secretaris.
  • 2.
    Indien overleg met de griffier en de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
Artikel 4
  • 1.
    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
  • 2.
    De artikelen 1 tot en met 4 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 worden ingetrokken op de dag bedoeld in het eerste lid.
  • 3.
    Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Wassenaar’.
 
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Wassenaar gehouden op 6 juli 2015.

de griffier,

drs. G. de Schipper-Tinga

de voorzitter,

drs. J.Th. Hoekema

Toelichting
Algemeen
Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid). Daartoe dient de raad een verordening vast te stellen. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
 
Aangezien de griffier wettelijk als taak heeft de raad ambtelijk te ondersteunen, is hij het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.
De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de ambtenaren die worden gevraagd om ambtelijke bijstand te verlenen. Want dat de raad over een griffier met griffie beschikt, betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is beperkt in omvang. Voor informatie benodigd uit dossiers en voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen kan en zal in bepaalde gevallen een beroep op (de kennis in) deze organisatie nodig kunnen zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Het is efficiënter voor zowel het raadslid als de griffier om het via de ambtelijke organisatie te laten verlopen. Omdat de griffier hiërarchisch gezien geen zeggenschap heeft over de ambtenaren (functioneel is er natuurlijk wel sprake van een werkrelatie tussen de griffier en de ambtenaren die in het kader van ambtelijk bijstand worden ingezet), is de secretaris in dergelijke gevallen de aangewezen functionaris die de ambtelijke bijstand regelt. Dit speelt nog eens extra daar de secretaris tevens de functie van concerndirecteur van de werkorganisatie Duivenvoorde, waarin alle ambtenaren zijn ondergebracht, vervult en daardoor als intermediair tussen gemeente en ambtelijke organisatie kan optreden. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en overige ambtenaren.
Met het treffen van een gemeenschappelijke regeling heeft het college de reguliere ambtelijke organisatie van Wassenaar ondergebracht in een aparte rechtspersoon, de Werkorganisatie Duivenvoorde. De gemeente en de bestuursorganen die daar deel van uitmaken hebben derhalve geen reguliere ambtelijke organisatie, die hen kan voorzien van ambtelijke bijstand. Deze verordening regelt de gang van zaken rond ambtelijke bijstand zoals zich dat binnen de gemeentelijke organisatie afspeelt. De raad kan evenwel geen regels stellen omtrent de te verlenen bijstand door de Werkorganisatie, omdat dit de huishouding van de gemeente, en daarmee de verordenende bevoegdheid van de gemeenteraad, te buiten gaat.
Omdat over de ambtenaren die daarin werkzaam zijn, juridisch gezien, noch de griffier noch de secretaris, zeggenschap uitoefenen, is een aparte samenwerkingsovereenkomst nodig tussen de eigenaren van de werkorganisatie (de burgemeester en het college, eenieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft) en het dagelijks bestuur (als werkgever van de ambtenaren). In het vijfde lid van artikel 1 wordt daar nader op ingegaan.
Artikel 1
Eerste lid
Artikel 33 van de Gemeentewet is opgenomen vanwege de dualisering. Blijkens de parlementaire geschiedenis is bij ambtelijke bijstand gedacht aan kleine technische vragen, het verzoek om informatie van feitelijke aard, inzage in of afschrift van openbare documenten, hulp bij het gebruik van raadsinstrumenten zoals moties en amendementen, maar ook het adviseren van de raad en zijn leden. In die gevallen kan een raadslid contact opnemen met de griffier. De griffier is degene die aan de raad en zijn leden ambtelijke bijstand verleend.
Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Documenten waarop (voorlopige) geheimhouding is opgelegd, vallen hier niet onder. Gelet op de aard van de besluitvorming en de inhoud van de documenten, zal het raadslid zich dienen te wenden tot het college, als die de (voorlopige) geheimhouding heeft opgelegd.
 
De bijstand wordt zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk verleend. Vanwege de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek worden er geen termijnen in de verordening opgenomen. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Tweede lid
De griffier is de eerstaangewezen persoon is om het raadslid van ambtelijke bijstand te voorzien als het ten dienste staat van de uitoefening van zijn taak. Dit is een uitvloeisel van artikel 107a van de Gemeentewet, waarin staat dat de griffier de raad (waarin begrepen wordt de individuele raadsleden) bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. De griffier verleent zoveel mogelijk de ambtelijke bijstand, waarbij het dan zal gaan om advisering van de raad en bijstand die betrekking heeft op het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Deze bijstand wordt gegeven in een politieke context en komt daarom minder in aanmerking voor verlening door de ambtelijke dienst. Mocht het nodig zijn dat de griffier meer of specifieke (dossier)kennis, kunde, vaardigheden of capaciteit nodig heeft, dan kan een beroep worden gedaan op bijstand door de Werkorganisatie. Als hiervoor reeds aangegeven kan het efficiënter zijn het verzoek via de secretaris en de concerndirectie van de Werkorganisatie neer te leggen bij een ambtenaar uit de Werkorganisatie. Dat zal met name het geval zijn bij vragen van technische of algemene, openbare aard. Dit beroep wordt gedaan via de secretaris als representant van de gemeentelijke organisatie en intermediair tussen gemeente en werkorganisatie.
Derde lid
Voor de ambtelijke bijstand dient gebruik te worden gemaakt van het ambtelijk apparaat dat is ondergebracht in de aparte rechtspersoon, de Werkorganisatie Duivenvoorde. In de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde is geregeld dat de ambtelijke organisatie ondersteunend is aan de bestuurlijke doelen van de gemeente en via de colleges uitvoering geeft aan de beleidsopdrachten. Aangezien het college (en de burgemeester) eigenaar is van de Werkorganisatie Duivenvoorde, wordt het college opgedragen om te regelen dat de Werkorganisatie deze ambtelijke bijstand ook daadwerkelijk kan en zal verlenen. Het is aan het college, samen met de andere eigenaar, de burgemeester, hoe dat geregeld wordt.
In deze verordening wordt de ambtelijke bijstand geregeld voor zover het binnen de verordenende bevoegdheid van de raad valt. De grenzen van die bevoegdheid worden onder meer bepaald door de huishouding van de gemeente. De raad kan niet treden in de belangen van individuele rechtspersonen en voorschrijven hoe die rechtspersoon dient te handelen. Het is, in dit geval aan het college en de burgemeester om dat te regelen en zij dienen daarvan via de reguliere mechanismes verantwoording aan de raad af te leggen.
Artikelen 2 en 3
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. De burgemeester acteert hier als voorzitter van het college, dat eigenaar is van de ambtelijke organisatie. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier en, indien nodig, ook het betrokken raadslid en het dagelijks bestuur. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester, als lid van het college, verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 169 Gemeentewet).
Artikel 2, vierde lid
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat het college heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door ambtenaren. Het college is sinds de dualisering op grond van de Gemeentewet verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en de ambtelijke bijstand. Het college heeft dit vorm gegeven door de ambtelijke organisatie onder te brengen in een openbaar lichaam en is daarmee eigenaar van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Het college is als eigenaar verantwoording verschuldigd op grond van artikel 169 van de Gemeentewet. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Artikel 3
Als het raadslid niet tevreden is over de verleende bijstand door de werkorganisatie, kan hij zich wenden tot de griffier en de secretaris. De secretaris treedt hierin op als intermediair tussen de gemeente en de werkorganisatie. Indien geen bevredigende oplossing wordt bereikt, kan hij zich eveneens wenden tot de burgemeester. De burgemeester neemt vervolgens daarop een beslissing. Afhankelijk van de reden zal hier afstemming dienen plaats te vinden met het dagelijks bestuur en de concerndirectie van de Werkorganisatie over de gang van zaken en de te nemen beslissing.
Artikel 4
De vigerende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 wordt gesplitst in twee nieuwe verordeningen, de Verordening ambtelijke bijstand gemeente wassenaar en de Verordening fractieondersteuning gemeente wassenaar. Dit vanwege de aparte relatie met de ambtelijke organisatie, zoals hiervoor beschreven. Daarom worden alleen de artikelen uit de vigerende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 die de ambtelijke bijstand betreffen, ingetrokken.
Naar boven